W dużych międzynarodowych firmach we wrześniu zaczyna się planowanie nowego roku budżetowego. Firmy przygotowują te wyliczenia odpowiednio wcześniej. Uzgadnianie wydatków i działań na kolejny rok wymaga negocjacji i akceptacji różnych działów wewnątrz firmy. Poza tym „zielone światło” do działań muszą dać menedżerowie i centrala firmy.
Budżetowanie nie lada sztuka, bo trzeba przewidzieć różne wydatki. Niektóre z nich mogą Cię zaskoczyć, jeśli wynikają z np. wchodzących w ciągu roku w życie regulacji prawnych. To także jeden z powodów, dla których lepiej rozpocząć proces budżetowania odpowiednio wcześniej i zapoznać się z planowanymi zmianami w systemie prawnym.
Jeśli prowadzisz mniejszą firmę, weź przykład z tych, którzy zaczynają planowanie już teraz. To dobra praktyka, bo pozwala Ci ze spokojem przygotować się do nadchodzącego roku. Dla przedsiębiorcy nie ma nic gorszego niż niezaplanowane wydatki (konkurować z tym mogłaby chyba tylko niezapowiedziana kontrola urzędowa).
Wśród pozycji budżetowych można wyodrębnić m.in. takie kategorie, jak: produkcja, zakup materiałów, płace, sprzedaż, marketing czy administracja. W porównaniu do sprzedaży czy marketingu budżet administracji jest względnie stały i łatwiej go estymować z roku na rok. Jednak nawet w tych bardziej przewidywalnych kosztach mogą pojawić się dodatkowe pozycje.
Przechowywanie dokumentów – zaplanuj to w budżecie
Jedną z pozycji związanych z administracją jest archiwizowanie dokumentów. Przechowywanie dokumentacji firmy należy do obowiązków przedsiębiorcy. Dla różnego rodzaju dokumentacji obowiązują różne okresy – wynikają one z zapisów Ordynacji podatkowej (dokumenty księgowe) czy Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dokumenty pracownicze).
Przy okazji – czy wiesz, że od 2019 roku trzeba będzie przechowywać dokumenty, które stanowią podstawę do wyliczeń emerytury czy renty (jak listy płac czy karty wynagrodzeń)? Taka dokumentacja będzie musiała znajdować się w firmie przez 10 lat dla każdego pracownika, którego zatrudnisz po 1 stycznia 2019 r.
Do tego wszystkiego dochodzą jeszcze kwestie przechowywania spowodowane wejściem w maju 2018 r. w życie przepisów RODO, regulujących bezpieczeństwo danych osobowych. Każda firma ma dbać o bezpieczeństwo informacji w taki sposób, który jest najbardziej dopasowany do jej sposobu działania. Dla niektórych przedsiębiorców te zmiany oznaczają praktyczne działania – trzeba wygospodarować dodatkowe miejsce lub zakupić meble do zabezpieczenia papierowej dokumentacji.
Dlaczego poruszamy ten temat na blogu? Ponieważ od naszych klientów wiemy, że jest on ważny dla biznesu. Klienci zlecają nam przechowywanie nie tylko towarów, jak w przypadku e-commerce.
Zwracają się do nas z zapytaniami o zabezpieczenie obowiązkowej lub wyjątkowo ważnej dokumentacji firmy.
Sprawdź rozmiary naszych boksów i zostaw nam dane do kontaktu.
Jeśli zastanawiasz się, jak przewieźć dokumenty – nie musisz się tym zajmować. Współpracujemy z wybranymi firmami od transportu – możemy ręczyć za ich jakość.
