Dokumentacja pracownicza – jak i gdzie ją przechować?

Ostatni dzwonek na zdemontowanie świątecznej choinki
30 stycznia 2019
Czas na wiosenne opony! Co z przechowaniem zimowych?
21 marca 2019
Show all

Dokumentacja pracownicza – jak i gdzie ją przechować?

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, mają do spełnienia szereg obowiązków wobec osób zatrudnionych.

Tematy związane z pracownikami koncentrują się wokół tzw. „miękkich” aspektów zarządzania ludźmi. Pracodawca powinien dbać o dobrostan i zaangażowanie pracowników, motywować ich do działań i dobrze wynagradzać.

Pracodawca ma też bardzo prozaiczne obowiązki, które na co dzień nie są widoczne dla pracowników. Mimo, że nieodczuwalne bezpośrednio przez zatrudnionych, mają jednak duże znaczenie dla ich bezpieczeństwa. Co mamy na myśli? Tak oczywistą – zdawałoby się kwestię – jak przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że są to konkretne wymagania oraz koszty z tym związane. Nie jest to temat z kategorii ciekawych do dyskusji dla pracowników, nie jest też komunikowany wewnątrz organizacji. Te zobowiązania kryją się w zapisach rozporządzeń instytucji regulujących rynek pracy.

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej po 1 stycznia 2019 r.?

Jedną z kwestii omawianych ostatnio w mediach, środowisku HR-owym oraz przedsiębiorczym jest rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r.

Dlaczego jest ono tematem dyskusji? Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy muszą dostosować się do warunków związanych z temperaturą oraz wilgotnością pomieszczeń do przechowywania dokumentacji papierowej.

Punkt 8 tego rozporządzenia określa te warunki jako „(..)zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.”

Dziennikarze „Dziennika Gazety Prawnej” postanowili zbadać ten temat i dowiedzieć się, jakie są odpowiednie warunki przechowywania. Otrzymali odpowiedzi od kompetentnych instytucji – zgodnie z ich interpretacją są to parametry stosowane przez profesjonalne podmioty zajmujące się archiwizacją dokumentów. Oznacza to, że – podobnie, jak firmy archiwizujące – pracodawca musi na bieżąco monitorować temperaturę i wilgotność powietrza za pomocą odpowiednich urządzeń.

Jaka jest alternatywa dla przechowywania dokumentacji papierowej w biurze?

W odpowiedzi na te wymagania niektórzy komentatorzy zwracają uwagę, że jest to dodatkowy argument za tym, aby właściciele firm przenieśli dokumentację do formy elektronicznej.

Co, jeśli nie planujesz w tym roku – ani nawet w perspektywie najbliższych dwóch czy trzech lat – cyfryzacji papierowych zasobów firmy?

Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz w niej osoby, a właśnie stoisz przed dylematem związanym z wprowadzeniem nowych przepisów, opcją alternatywną jest przechowywanie dokumentów w magazynie typu self-storage.

Korzyści z takiego rozwiązania to:
1. odpowiednie warunki pomieszczeń, które są:

  • suche, czyste i ocieplane,
  • regularnie konserwowane,

2. bezpieczeństwo:

  • dostęp do wynajętego boksu przez całą dobę,
  • teren zabezpieczony oraz monitorowany przez całą dobę,

3. wygoda obsługi

  • możesz podpisać umowę przez aplikację

Sprawdź, jak ułatwi Twoje życie aplikacja PW

Skontaktuj się z nami i dowiedz, co zyskasz dzięki przeniesieniu archiwum papierowego do naszych boksów magazynowych!

Comments are closed.